الأرشفة الالكترونية كل ما تريد معرفته، إن العالم الآن يقوم بنقلة نوعية في عمليات الحصول على المعلومات وتبادلها وتخزينها، ويرجع ذلك إلى أهمية هذه المعلومات وأهمية الأنظمة التي تنظم وأرشفة وتخزين ونقل هذه البيانات والمعلومات، وهذا هو السبب في أن ما يعرف الآن باسم نظام المعلومات يتعلق بإدارة وتخزين وتنظيم وأرشفة المعلومات.
المحتويات
الأرشفة الالكترونية
يمكن تعريف الأرشفة الإلكترونية على أنها عملية نابعة من علوم الكمبيوتر، وهي العملية التي يتم من خلالها تقسيم المعلومات وتصنيفها وترتيبها في شكل جداول تحتوي على صفوف وحقول وأعمدة، يتم ذلك في إطار الدراسات الخاصة المكرسة لتقنيات المعلومات الحديثة، وتعتمد عملية الأرشفة على البرامج وأجهزة الكمبيوتر والمكونات المنطقية من أجل حدوث الأرشفة على أكمل وجه، حيث تتطلب الأرشفة الإلكترونية أيضًا وجود تقنيات للاتصال العمليات وملحقاتها لضمان تنفيذ جميع المهام والوظائف التي كانت تؤديها الأرشفة التقليدية.
وتتضمن الأرشفة الإلكترونية العديد من الأنشطة والعمليات التي يتم من خلالها تحويل المستندات في شكلها المادي إلى تنسيق إلكتروني، ومن خلال اتخاذ بعض الخطوات الضرورية، نجد أن التحديات الرئيسية التي تواجهها الشركات هي الفترة القصيرة جدًا التي يتعين عليها التصرف فيها بسبب الحاجة إلى التكيف مع التغييرات التي تحدث بشكل ديناميكي للغاية.
إقرأ أيضا:ما هو التعلم الالي Machine Learningوبفضل الأرشفة الإلكترونية، يمكن الوصول إلى الملفات والمستندات في وقت قصير جدًا باستخدام محرك بحث متخصص، ويمكن الوصول إلى المعلومات في أي وقت وفي أي مكان، حتى باستخدام الهاتف المحمول.
اهداف الأرشفة الإلكترونية
هناك أهداف للأرشفة الإلكترونية، وهي كما يلي:
- تهدف الأرشفة الإلكترونية إلى توفير المساحة المستخدمة عند تخزين البيانات على شكل ملفات ورقية.
- توفير نسخة احتياطية من المستندات للرجوع إليها في حالة تعرض الأصول لأي مشكلة أو تلف ناتج عن أي عامل بشري أو طبيعي مثل الحريق أو السرقة أو فقدان بعض المستندات أو تلف بعض المستندات بسبب الأحوال الجوية أو بسبب الإهمال وعوامل أخرى مقصودة أو عن غير قصد.
- هذا يسهل العثور على المستندات الضرورية من خلال العديد من طرق البحث، ويمكن تطوير أكثر من صيغة بحث وطريقة واحدة، ويمكننا إرسال هذه البيانات مع إمكانية تلقيها بسهولة، ويمكن للوقت الذي تم فيه إرسال هذه البيانات واستلامها أن أيضا يتم تحديدها.
- يمكننا البحث في المحتوى أو المستندات باستخدام تقنيات التعرف الضوئي على الأحرف أو من خلال عمليات الفهرسة.
- هذا يبسط تبادل البيانات والوثائق خارج وداخل المؤسسة، ويجعل هذه المعلومات المؤرشفة متاحة للعرض من قبل العديد من الناس في نفس الوقت.
- توفير القدرة على عرض أي معلومات أو وثيقة.
أنواع أنظمة الأرشفة الإلكترونية
لقد وجدنا أن السجلات وأنظمة إدارة الملفات تتكون من عناصر وأنواع أساسية، وهي:
إقرأ أيضا:ما الفرق بين الذكاء الاصطناعي والتعلم الالي والتعلم العميق؟- إن أدوات تصنيف السجلات عبارة عن فئات واضحة تحتاج فقط إلى مجموعة سجلات لطبيعة النشاط، وهي تحدد السياسات والقوانين التي تم تطويرها عند أرشفة كل فئة من هذه الفئات، حيث سيقوم النظام تلقائيًا بتطبيق هذه القوانين في كل سجل التي يتم تخزينها في كل فئة.
- أدوات لإنشاء السجلات، بما في ذلك مسح المستندات الورقية ضوئيًا وربطها بأنظمة أخرى لاسترداد المعلومات الموثقة إلكترونيًا.
- أدوات إدارة الخصوصية للحفاظ على خصوصية السجلات والتأمين عليها، حيث يحدد من لديه التمثيل الصحيح أو عرض السجل، بما في ذلك قاعات التشفير والتوقيع وإنفاذ سياسات الخصوصية لنفس المستند في النظام.
- للتخزين طويل الأجل، توجد طرق تخزين خاصة لضمان الاحتفاظ بالسجلات وعدم تلفها أو تعديلها على أجهزة التخزين.
- يعد البحث والاختبار من العناصر المهمة جدًا لأنظمة الأرشفة الإلكترونية، لأنها تضمن عدم ارتكاب أي سجلات احتيالية أو أي سلوك غير قانوني قد يكون قد تم أرشفته.
مراحل الأرشفة الالكترونية
عند الاحتفاظ بأرشيف إلكتروني لابد أولاً من التخطيط الجيد، ويتم ذلك على عدة مراحل، وبعد ذلك يتم التنفيذ للحصول على أرشيف إلكتروني متكامل، وسوف نقدم لكم هذه المراحل:
مراحل التخطيط للأرشفة الالكترونية
- يتم جمع المستندات التي سيتم أرشفتها وفحص كل ما يتعلق بها حتى يمكن فرزها حسب الرقم والنوع والحجم.
- إجراء جرد للوثائق وتحويلها من الشكل الورقي إلى الشكل الإلكتروني وفق الأولويات والقوائم التي تشمل كافة المعلومات المتعلقة بهذه الوثائق لسهولة التعرف على مواقعها وأنشطتها.
- يتم تخزين المستندات بطريقة يمكن من خلالها تحديد عمرها الإنتاجي وما إذا كان يمكن إتلافها أو التخلص منها، ويجب تصنيفها بكلمات رئيسية لضمان سهولة العثور عليها إذا لزم الأمر.
- تجهيز البرنامج الذي سيتم بواسطته أرشفة البيانات، وتحديد أدوات البحث والتقرير اللازمة لعملية الأرشفة، بالإضافة إلى إعداد قواعد البيانات التي ستخزن الوثائق وتعالجها بشكل صحيح.
مراحل التنفيذ للأرشفة الالكترونية
- بمجرد جمع المستندات، يجب إزالة النسخ المكررة وفصلها حسب الحجم والشكل، ويجب وضع علامة على المستندات المهمة بنوع من التعريف، ثم تحضيرها لخطوة التصوير، مثل إزالة الدبابيس الملصقة عليها، وتحديد المستندات التي تحتوي على معلومات ذات وجهين.
- تتم عملية تصوير المستندات باستخدام أجهزة مسح تتناسب مع حجم المستند، وبالتالي تحويل المستندات المكتوبة إلى ملفات إلكترونية، كما يمكن تخزينها على الكمبيوتر باستخدام ملفات التخزين حسب نوع الملف الإلكتروني، وضغط الملفات والتخزين السحابي وغيرها من الأشياء التي تجعل التخزين أسهل.
- يجب أن تضمن عملية التصوير وضوح وجودة الملف والمعلومات التي يحتوي عليها ومقارنتها بالأصل لتجنب فقدان المعلومات.
- بعد عملية نسخ المستندات والتحقق من جودتها، تبدأ عملية الفهرسة بإدخال البيانات والمعلومات في الملفات.
- يتم تخزين هذه الملفات في ذاكرة الكمبيوتر أو على قرص مضغوط أو بطرق أخرى.
- يمكن توزيع هذا الأرشيف على جميع المستفيدين من أجل عرضه والرجوع إليه عند الحاجة، حيث إنه ليس بغرض الحفظ فقط.
متطلبات الأرشفة الإلكترونية
نجد أن جميع المعلومات ليست ضرورية ونلجأ إلى تخزينها وتسجيلها، وإذا فعلنا ذلك بكل المعلومات التي لدينا لن نجد مكانًا لتخزينها، ومن متطلبات الأرشفة الإلكترونية أن تتبنى الشركات استراتيجية واضحة لإدارة السجلات، وهي:
إقرأ أيضا:ما هو التعلم الالي Machine Learning- تحديد المعلومات التي تم تسجيلها ومن عدة مصادر مختلفة.
- حدد الفئات المطلوبة لوضع الإدخالات في كل فئة على حدة.
- حدد الوقت الذي يستغرقه الاحتفاظ بهذه السجلات لكل تصنيف، ولا تحتفظ بالسجلات إلى الأبد دون سبب.
- حدد الإجراء المطلوب لإتلاف السجلات وإتلافها عند انتهاء فترة الاحتفاظ التي حددتها مسبقًا.
- تعليم وتدريب جميع الموظفين في المؤسسات والمنظمات لفهم أهمية السجلات التي يجب حفظها.
وبهذا نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا الذي تعرفنا من خلاله على الأرشفة الالكترونية كل ما تريد معرفته، وقدمنا لكم اهداف الأرشفة الإلكترونية.