صيغة خطاب تفويض رسمي بصيغة صحيحة واحترافية لكل من يرغب في عمل خطاب أو مكتوب مبني على تفويض شخصًا ما لمباشرة عمل في شركة أو عمل حكومي من قبل مسؤول في هذا العمل أو الهيئة الحكومية، يحتوي هذا الخطاب على بعض الأمور والقواعد الواجب توافرها في الخطاب لجعله مكتوبًا بصيغة صحيحة خالية من الأخطاء الشائعة.
المحتويات
صيغة خطاب تفويض رسمي بصيغة صحيحة
عند اتجاه مسؤول ما داخل المملكة العربية السعودية بعمل تفويض لشخص آخر لإلزامه بعمل معين سواء تابع لجهة حكومية أو جهة عمل حر أو عمل في شركات يجب مراعاة بعض القواعد التي ينص عليها القانون السعودي.
ويأتي من أمثلة الصياغات الصحيحة لخطابات التفويض الرسمية ما يلي:
لقد قمنا بتفويض /……
السيد /……… الرقم القومي /……..
هنا من أجل استكمال جميع الشؤون التي تتعلق بالرد على بريد الهيئة/……… المستلمة، وتمثيله قانونيًا بشكل كامل لكل الأمور التي تتعلق بالهيئة الجمركية، بالنسبة للتسليم أو الاستلام أو التوقيع على كل المستندات والأوراق التي لها صلة مباشرة بسلطة الجمارك والوكالات الأخرى.
إقرأ أيضا:افضل واقوى الجامعات السعودية في علوم الحاسبوهذا هو تفويضنا للقيام بهذا العمل في مدة وقدرها عام كامل من ………
محررًا في …/…/…
الختم الخاص بالشركة /……..
التوقيع /…….
صيغة خطاب تفويض لدائرة حكومية
من أكثر الصياغات استخدامًا حيث يقوم الكثير من المسؤولين الحكوميين بتفويض موظفين داخل الهيئة لوجود ظروف مرضية أو أجازات متنوعة، ومن أمثلة هذه الصياغات:
السادة المحترمون/……
نقوم بإعلامكم بأننا قد فوضنا/……..
الجنسية/………… رقم الهوية الوطنية /……..
رقم الهاتف في العمل/……….. رقم الجوال /…………..
الموضوع القائم والمصرح به/………….
الفترة التي يتم التفويض خلالها من ……/…../….. إلى ……../……/…….
اسم الشخص المفوض له/………..
التوقيع/………
التاريخ/ …./…./….
ونقر بأننا قد رأينا التوقيع كما نشهد أنه صحيح وصالح
اسم المنظمة أو الهيئة /…….
الموظف الحكومي المسؤول/…….
التوقيع /……… التاريخ …./…../….
الختم أو الشعار/……….
نموذج تفويض رسمي لصلاحيات
تعد من أنواع التفويضات الرسمية هي تفويض شخص ما بتسليمه صلاحيات معينة، وتأتي بعض أمثلة هذه النماذج في:
نقدم هذا التفويض إلى الجهات المختصة المعنية بالأمر/………
ننبه سيادتكم ونحيطكم علمًا بأنه أنا السيد /…….. رقم هويتي الوطنية /……… وأعمل لدى شركة أو هيئة /………
إقرأ أيضا:صيغة خطاب شكوى للمحكمة بصيغة صحيحةأقوم بتفويض هذا السيد /………. ورقم هويته /……… ، ويعمل بـ………..
بإعطائه صلاحيات متمثلة في إجراء كافة التعديلات الإدارية والتغييرات المالية مع جميع فروع الهيئة وجميع المكاتب التي أقوم بالتعامل ماليًا معها، وأقر بأنه يحق للشخص الذي أفوضه تبادل المعلومات المادية والمالية المعرف عليها مع أي طرف من الأطراف المذكورة على أن تبدأ مدة التفويض في التاريخ المقرر التالي …../…../….
وذلك حتى تاريخ …../…../….
توقيع الشخص المفوض له /……….
نصائح واجبة عند كتابة صيغة خطاب تفويض رسمي
يعرف التفويض على أنه توكيل قانوني من شخص ما إلى شخص آخر يقوم الأخير بموجبه بممارسة الأعمال التي تم توكيلها له من قبل المسؤول أو المفوض، ممثلًا عنه في كافة الأمور الإدارية في حدود الصلاحيات المتاحة لها والتي فرضها المسؤول وقبلها القانون، وذلك بسبب عدم قدرة الشخص المفوض على مباشرة هذه الأعمال في وقت معين فيلجأ لكتابة تفويض رسمي لشخص ما مع مراعاة كافة الحقوق وكل الواجبات التي فرضها القانون، مع حماية واحترام قواعد الهيئة التي يتم فيها هذا التفويض.
وحتى يتمكن الشخص من كتابة التفويض الرسمي بطريقة صحيحة يجب عليه أن يراعي العديد من القواعد التي فرضها قانون المملكة العربية السعودية مثل:
- مراعاة كتابة التفويض بصيغة خالية من الأخطاء الإملائية والأخطاء القانونية.
- تجنب المبالغة في الكلام، لأن الخطابات الرسمية يجب أن تكون بشكل بسيط ومختصر.
- مراعاة ذكر كل المعلومات والتفاصيل التي تطلبها رسمية التفويض.
- ضرورة التأكد من ذكر اسم المفوض واسم المفوض له مع ذكر الهوية الوطنية لكل شخص منهم.
- كتابة اسم الهيئة أو الجهة الحكومية أو الشركة التي يعمل فيها كلًا من المفوض والمفوض له.
- كتابة التاريخ الذي يتم فيه تحرير خطاب التفويض الرسمي.
- الالتزام الكامل بكل القواعد التي ينص عليها قانون المملكة مثل كتابة المدة المقرر فيها التفويض.
- توقيع كلًا من المفوض والمفوض له على معروض التفويض الرسمي.
- ضرورة الالتزام بكافة الصلاحيات المتاحة فقط وعدم تخطيها لتجنب التعرض للمساءلة القانونية.
- الالتزام بالصلاحيات المتاحة فقط خلال المدة التي قرر فيها التفويض في المكتوب الموقع وعدم تجاوز هذه المدة.
- يجب أن يكون مكتوب التفويض مختومًا من قبل الجهة أو الهيئة الحكومية المسؤولة، مع ضرورة موافقة الطرفين.
يعد صيغة خطاب تفويض رسمي بصيغة صحيحة من أكثر الصياغات المطلوبة داخل المملكة، ومن أهم الأمور المطلوب معرفتها لدى المسؤولين الحكوميين والمسؤولين في الشركات والجهات المختلفة، وهناك أنواع كثيرة من التفويض الرسمي والتي ذكرنا لها نماذج سابقة، كما وضحنا بعض القواعد الهامة عند كتابة التفويض.
إقرأ أيضا:خطبة محفلية عن الصلاة مميزة وجميلة